E-invoicing: deadlines, sancties en de laatste ontwikkelingen.
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing via PEPPOL verplicht voor B2B in België. Bedrijven die niet klaar zijn, riskeren boetes tot 5.000 euro en het niet-uitbetalen van facturen door klanten of overheden.
De Europese context
- België → verplichte B2B via PEPPOL vanaf 1 januari 2026.
- Frankrijk → start 1/09/2026 met EDI/PDP voor B2B.
- Luxemburg & Nederland → voorlopig minder urgentie door hoge digitalisatiegraad en lage fraude, maar deadline blijft 2030.
- EU → vanaf 2028 ondersteunen PEPPOL-facturen automatisch btw-aangiften. In 2030 volgt één uniforme Europese standaard.
Marktinzichten
Ondanks de urgentie schuiven veel bedrijven de implementatie op naar oktober-november 2025, om in december nog snel te kunnen testen. Vooral in Wallonië leeft de misvatting dat een factuur per e-mail met PDF “voldoende” is, maar dat voldoet niet.
Quadient biedt een pragmatische aanpak: zonder zware ERP-integratie, maar via een AI-converter die PDF of XML omzet naar het verplichte UBL 3 BIS-formaat. Met o.a.:
- Gratis documenttesting vooraf.
- Transactiekosten van 0,12 €/factuur (vanaf oktober 2025).
- Multichannel oplossingen: PEPPOL, e-mail, post en digitaal aangetekend versturen.
- Implementatieperiode van gemiddeld 3 tot 6 weken, afhankelijk van complexiteit en testfase.
Vandaag zijn slechts 4% van de Quadient-klanten PEPPOL-ready. Er ligt dus nog veel werk op tafel.
E-invoicing als motor voor bredere digitalisering
De overstap naar e-invoicing gaat vaak verder dan facturatie alleen. Veel bedrijven grijpen dit moment aan om hun order-to-cash en purchase-to-pay processen te versterken. Denk aan:
- Digitale herinneringen en rappels bij laattijdige betalingen.
- Aangetekende zendingen en contracten die rechtsgeldig elektronisch verlopen.
- Realtime opvolging van factuur- en betaalstatussen.
Dit maakt administratieve processen efficiënter, sneller en betrouwbaarder, met een directe positieve impact op cashflow en klantrelaties.
Het belang van integratie
Succesvolle e-invoicing vraagt niet enkel om de juiste technologie, maar vooral om integratie in de hele keten.. Als één schakel in de keten niet PEPPOL-ready is, kan dit leiden tot:
- Laattijdige betalingen of geweigerde facturen.
- Cashflowproblemen die de werking van uw bedrijf onder druk zetten.
- Relatieproblemen met klanten en leveranciers door vertragingen.
Daarom is het cruciaal om tijdig te testen en af te stemmen.
Het Hermes-platform: vangnet, maar geen oplossing
Bedrijven die nog niet klaar zijn om PEPPOL-facturen te ontvangen, komen terecht in het Hermes-platform van de overheid. Dat fungeert als een tijdelijke inbox waar niet-afgeleverde facturen worden opgevangen. De overheid ziet zo meteen welke ondernemingen niet conform zijn en kan sancties opleggen.
Belangrijk: Hermes is geen structurele oplossing. U kunt er misschien kort beroep op doen, maar u blijft risico lopen op boetes en vertragingen in betalingen.
