Screening van de belangrijkste aspecten van jouw credit management

Het van oorsprong Japanse Fujirebio ontwikkelt innovatieve in-vitro diagnostica die toelaten om infectieziektes op te sporen en voortijdig neurodegeneratieve en andere ziektes te detecteren. In de Europese zetel in Zwijnaarde is een onderzoeks- en productiecentrum gevestigd en wordt de verkoop aangestuurd naar afnemers wereldwijd: de filialen van Fujirebio in Duitsland, Frankrijk, Spanje en Italië en distributeurs in vele andere landen.

“Het credit management van Fujirebio verliep zonder noemenswaardige problemen,” aldus Kris D’hoey, CFO, “onder meer omdat er weinig of geen betalingsrisico’s zijn bij onze eindklanten: klinische labo’s, contract-onderzoekscentra en farmaproducenten. Niettemin wilde ik achterhalen of we bepaalde aspecten van ons credit management toch nog kunnen verbeteren.”

Daarom vroeg hij de credit management adviseurs van CRiON om een quick scan uit te voeren. Om concreet de credit management procedures in de Europazetel in Zwijnaarde en in het Italiaanse filiaal te screenen. “Italië kent historisch een moeilijker betalingsgedrag, al is de situatie er verbeterd door de verplichting die er enkele jaren geleden is ingevoerd om B2B-betalingen digitaal uit te voeren”, verantwoordt hij zijn keuze.

De onderzoekers van CRiON interviewden in Zwijnaarde en Rome telkens een zestal medewerkers – niet alleen credit managers, maar ook medewerkers uit de sales back office en de afdelingen verantwoordelijk voor logistiek en ERP. Onder meer om te achterhalen hoe nieuwe klanten worden gescreend en hoe informatie over bestaande klanten wordt geupdatet.

“Het moet gezegd,” zo getuigt D’hoey, “een screening roept onvermijdelijk weerstanden op bij de bevraagden. Maar de consultants van CRiON hebben die goed gepareerd.” Hij looft de respectvolle en empathische wijze waarop de CRiON-adviseurs de medewerkers van Fujirebio hebben benaderd en hoe zij met hun know-how het vertrouwen van de bevraagden hebben gewonnen.

Op grond van de concrete aanbevelingen die CRiON formuleerde, heeft Fujirebio een aantal procedures geoptimaliseerd. “Onder andere om voor elk van onze klanten – en in het bijzonder voor onze afnemers in landen die geen ondernemingsnummers kennen – een unieke identificatie te creëren en die in onze koopovereenkomsten op te nemen.”

“Belangrijker nog dan deze concrete optimalisaties, is de bewustzijnsverandering die het optimalisatieproces – waarin we alle relevante medewerkers hebben betrokken – heeft teweeggebracht,” vertelt D’hoey.

Zo groeide binnen de organisatie in het algemeen en het sales team in het bijzonder, het besef dat laattijdige betalingen een negatieve impact hebben op het werkkapitaal. Betalingsopvolging is dan ook een vast agendapunt geworden op het salesteamoverleg. Bovendien wordt meer dan vroeger de helderheid van de communicatie naar de klanten bewaakt, bijvoorbeeld bij prijsindexaties en betalingsherinneringen.

“Vanuit dit aangescherpte bewustzijn en geïnspireerd door de aanbevelingen die CRiON ons meegaf, zullen we trouwens blijven zoeken hoe we ons credit management steeds verder kunnen optimaliseren”, besluit D’hoey.