Incasso in Duitsland, onze grootste exportmarkt.
Duitsland is al jaar en dag onze grootste exportmarkt. Het is dan ook zinvol om even stil te staan bij de regelgeving en handelsgebruiken die er gelden voor incasso. Snelheid is alvast de boodschap.
Een vijfde van de Belgische export gaat richting Duitsland. Er doen dus veel Belgische ondernemers zaken met Duitse afnemers. Het lijkt ons dan ook zinvol om even stil te staan bij de incassoregels in deze belangrijke exportmarkt. We vragen Vivienne Pöllmann, advocate bij het gespecialiseerde incasso-advocatenbureau Bierens, om een toelichting.
Vooraf nog dit: we hebben het hier over handelsvorderingen tussen ondernemingen (niet op particuliere consumenten). En we nemen aan dat het Duitse (niet het Belgische) recht van toepassing is (in het andere geval zijn immers de Belgische incassoregels van toepassing).
Termijnen
In uitvoering van Europese regelgeving gelden in Duitsland dezelfde maximale betalingstermijnen als in België (termijnen die ook in ons land sinds februari van dit jaar wettelijk zijn beperkt). De maximale betalingstermijn die een Duitse afnemer kan verlangen, bedraagt 60 dagen. Als jouw afnemer een Duitse overheidsorganisatie is, of als jouw Duitse debiteur een grote onderneming is en jij een kleine KMO’er bent, dan bedraagt die termijn zelfs maar 30 dagen. Ook als geen betalingstermijnen zijn overeengekomen, vervalt jouw factuur 30 dagen na ontvangst ervan.
Na het vervallen van de toepasselijke betalingstermijn, gaat verzuim automatisch in. Er is geen ingebrekestelling nodig om verzuim te starten. Daarom is wettelijk ook geen aanmaning verplicht. Het is evenwel gebruikelijk om het wel te doen; het is een handelsgebruik in Duitsland om aan te manen. Het is bovendien gebruikelijk om daarbij kort op de bal te spelen: de gebruikelijke termijn waarna de vordering ter incasso wordt overgedragen, bedraagt immers slechts 14 dagen. Het is overigens belangrijk om die termijn uitdrukkelijk te vermelden bij de aanmaning. En het is gebruikelijk om de laatste aanmaning aangetekend te versturen.
De verjaringstermijn voor handelsvorderingen bedraagt in Duitsland 3 jaar tegen het eind van het jaar. Een factuur die verviel op 31 mei van dit jaar, verjaart dus op 31 december 2025. Of ook: al jouw facturen die in de loop van 2019 zijn vervallen, verjaren op het eind van dit jaar. Stuiting van de verjaring is enkel mogelijk door het opstarten van een gerechtelijke procedure. Bij een langlopend geschil waarbij jouw afnemer al die tijd weigert een factuur te betalen, komt het er dus op aan om deze (korte) verjaringstermijn goed te bewaken en zo nodig de gerechtelijke stappen te zetten om de verjaring te stuiten.
Rente en kosten
Van zodra een factuur komt te vervallen, is er rente verschuldigd. Er is dus geen formele ingebrekestelling nodig. Die rente is in Duitsland wettelijk bepaald: 9% boven de Basiszinssatz (BZS), d.i. het basisrentepercentage van het land. Waar vandaag de basisrente in Duitsland nog altijd negatief is (-0,88%), bedraagt de huidige handelsrente dus 8,12%. Waar aangenomen wordt dat de basisrente in de toekomst zal stijgen, zal dus ook de handelsrente toenemen.
Je kan van dit wettelijke handelsrentepercentage afwijken; je kan een hogere rentevoet afspreken. Wat een Duitse rechter aanvaardbaar acht, dan wel als woeker wegzet, is moeilijk te zeggen. Wel staat vast dat een Duitse rechter een afwijkende overeenkomst streng zal beoordelen en bijv. zal nagaan of die afspraak echt duidelijk was voor de debiteur.
Ook de incassokosten zijn wettelijk geregeld. Het Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), dat de de vergoeding van beoefenaars van juridische beroepen regelt, staffelt de kosten in functie van de omvang van de hoofdsom van de vordering. Contractueel kan je van deze wettelijke regeling afwijken, maar het is ook hier zeer de vraag of de Duitse rechter die afwijkende afspraak zal erkennen.
Incassotools
Buitengerechtelijk is in Duitsland niets mogelijk om incasso te voeren. Als je bijv. een gerechtsdeurwaarder wil uitsturen om beslag te laten leggen, dan kan je dat pas doen als je een vonnis hebt.
Er zijn verschillende mogelijkheden om een vonnis te bekomen. Zo is er het Mahnverfahren, een versnelde procedure die digitaal – dus zonder een rechtszitting – verloopt. In de meeste gevallen heb je langs die weg een vonnis binnen maximaal acht weken.
Zo’n versnelde procedure is evenwel alleen geschikt voor onbetwiste vorderingen. Als je vordering wordt betwist, zal je toch een bodemprocedure moeten opstarten, die onvermijdelijk langer duurt en duurder is. Weet bovendien dat bij een bodemprocedure over een vordering van meer dan 5.000 euro, je verplicht een advocaat moet inschakelen.
