Is smart invoicing echt smart? Of slechts een hype?.
Smart is hype, smart is hip. Ook smart invoicing maakt opgang. Smart invoicing is evenwel meer dan pdf files van jouw facturen uitsturen. Als je je facturatie echt smart aanpakt, bouw je sterkere klantenrelaties. En bespaar je tijd en geld.
Wat invoicing echt smart maakt: dat vragen we aan Dimitry Borgstijn, Sales Director Order2Cash bij Billtrust. Order2cash is een applicatie die finance managers toelaat om hun order to cash cyclus te beheren en te optimaliseren en daarbij o.m. hun accounts receivable te automatiseren.
“Ik maak graag een onderscheid tussen digitaal, elektronisch en smart factureren,” vertelt Dimitry. Digitaal factureren is het mailen van je facturen in pdf formaat. “Fraudeurs kunnen die mails evenwel onderscheppen en de verstuurde facturen dus aanpassen,” waarschuwt hij.
Als je elektronisch factureert, verstuur je je facturen via een applicatie die de authenticiteit en de integriteit van jouw facturen waarborgt. “Die applicaties zijn niet smart als ze enkel eenrichtingsverkeer van leverancier naar afnemer toelaten. Ze zijn pas smart, als er interactie mogelijk is”, aldus Dimitry. “En er is nog meer,” vult hij aan.
Compliancy met facturatie-regelgeving in land van jouw afnemer
Smart invoice solutions zoals Order2Cash laten drie zaken toe. Ten eerste zorgen zij ervoor dat de facturen die je uitstuurt compliant zijn met de toepasselijke regel- en wetgeving in het land van jouw debiteur. Order2Cash doet dat voor maar liefst 198 landen.
Dimitry wijst er in dit verband op dat in steeds meer landen de wetgever vormvereisten oplegt aan inkomende facturen. En soms zelfs verplicht dat die facturen worden getoetst op een clearance platform van de overheid. “Italië voerde zo’n platform enkele jaren geleden als eerste in en intussen hebben ook Spanje en Portugal dat gedaan,” aldus Dimistry, “en vandaag overwegen Duitsland en een reeks andere landen de invoering ervan.”
Ten tweede biedt een smart invoice applicatie jouw factuur aan jouw klant aan op de wijze die hij verlangt. Onder meer in de taal van zijn voorkeur en op het end point dat hij verkiest (bijv. een welbepaalde boekhoudapplicatie).
Interactie
Een derde facet van smart invoicing is interactie. Als jouw afnemer jouw factuur in Order2Cash opent, kan hij meteen een aantal acties uitvoeren: de factuur betalen, ze financieren, ze betwisten, of alle relevante informatie opvragen. In een handig overzichtsscherm vindt jouw debiteur o.m. een link naar de betrokken koopovereenkomst. En een herinnering aan de vervaldatum van dat contract.
Hij ziet ook welke kredietlimiet van toepassing is – zowel deze die jij zelf hebt bepaald, als deze van jouw kredietverzekeraar. “Als jouw interne limiet die van jouw verzekeraar overstijgt, is dat voor jouw afnemer een teken van vertrouwen”, vertelt Dimitry. “Als jouw afnemer merkt dat het openstaande saldo jouw kredietlimiet benadert, dan spoort hem dat aan om zijn betaling te bespoedigen. Om op die manier leveringsblokkades – en vooral een negatie kredietbeoordeling door jouw kredietverzekeraar – te vermijden,” vult hij aan.
De billing information die Order2Cash meegeeft, omvat ook een overzicht van de recentste transacties en hun status. Zo ziet jouw afnemer of er hangende geschillen zijn en in welk stadium van de afwikkeling ervan die zich bevinden (bijv. overgemaakt aan een incasso-advocaat, of niet).
Sterkere klantenrelaties. En meer tijd en geld
Dat jouw smart invoices geheel beantwoorden aan wat jouw afnemers verlangen en dat je open en transparant alle relevante informatie, zoals limieten en geschillenstatus, met hen deelt: dat maakt jouw relatie met jouw klanten veel sterker. “Smart invoicing draagt bij aan klantentevredenheid en dus -loyauteit” verzekert Dimitry.
Bovendien spoort smart invoicing jouw afnemers aan om zaken in handen te nemen. Om bijv. sneller te betalen als kredietlimieten worden benaderd, of contracten te vernieuwen als de vervaldatum ervan nadert. Ook en niet in het minst: smart invoicing vergemakkelijkt aanzienlijk de communicatie tussen jou en jouw afnemers. Op die manier klaar je onduidelijkheden snel uit en verminder je aanzienlijk de kans op geschillen.
“Sneller betalingen ontvangen en geschillen vermijden: je bespaart dus tijd en geld,” besluit Dimitry.
