Verbondenheid, het succesrecept van de credit manager

Wat is nu hét recept voor succesvol credit management? We stelden de vraag aan Filip Van Looy, Credit Team Lead EMEA bij Avanos Medical. Met 40 jaar werkervaring binnen een corporate omgeving in verschillende functies, zowel in sales als in credit management, heeft hij een enorme waaier aan kennis, waarbij krediet altijd de rode draad was. Bovendien zette hij niet zo lang geleden met zijn huidig credit management team verbluffende resultaten neer. Binnen de global Avanos Medical Group behaalden ze veruit de beste overdue cijfers. Vanuit zijn jarenlange ervaring deelt Filip zijn tips en tricks.

“Verbondenheid is een cruciaal aspect van effectief credit management”, aldus Filip. Credit management gaat niet enkel om het opvolgen van klanten en het beheren van financiële risico’s, maar het gaat ook om het opbouwen van duurzame relaties met klanten, collega's en andere stakeholders. Door echt te begrijpen wat de behoeften, uitdagingen en doelen zijn van alle betrokken partijen, bescherm je niet alleen het financiële welzijn van je bedrijf, maar creëer je ook vertrouwen, wat bevorderlijk is voor de samenwerking. Het stelt je in staat sneller te reageren op veranderingen, risico’s beter in te schatten en problemen vlotter op te lossen. Volgende voorbeelden tonen hoe verbondenheid het credit management gekruid heeft.

Filip Van Looy
Credit Team Lead EMEA
Avanos Medical

Resultaat is geen toeval

Volgens Filip begint alles bij een goed credit management team en regelmatig communiceren. “Autonomie, monitoren en bijsturen zijn voor mij de 3 belangrijkste zaken” zegt Filip overtuigd. “Mijn team krijgt een zekere zelfstandigheid en heeft recht op trial en error, zolang ze er maar uit leren. Enkel zo wordt iedereen er beter van”. Daarnaast benadrukt hij het belang van duidelijke meetpunten.

Avanos Medical is een bedrijf actief in de Healthcare industrie, een sector die zich meestal aan de onderzijde van het credit risk spectrum bevindt. Vandaar dat er aanvankelijk slechts met één simpele KPI werd gewerkt, de ratio Past due / Total Outstanding (globale overdue), waarbij zijn team de achterstanden moest opvolgen aan de hand van ageing data. Na verloop van tijd bleek echter dat de voornaamste focus op de klanten lag met de grootste omzetten. Na verloop van tijd werd een tweede KPI toegevoegd op de ‘90+ dagen overdue’ waaraan alle klanten aan moeten voldoen. Door coaching en bijsturing slaagde Filip er met zijn team in om de resultaten zodanig te optimaliseren dat het EMEA credit control team op globaal groepsniveau sinds enkele jaren best in class is.

Credit manager als business facilitator

“Een goede samenwerking met andere afdelingen staat hierbij centraal” zegt Filip. “Je helpt sales bijvoorbeeld door aan klanten financiële diensten of creatieve oplossingen te bieden.” Dat kan gaan over het aanbieden van open krediettermijnen of het geven van advies rond kredietverzekering, factoring en alles dat daar nog tussen ligt. Een goede samenwerking met business leaders is eveneens van groot belang.

Door geleidelijk aan vertrouwen op te bouwen en stapsgewijs tewerk te gaan, werd Filip steeds meer gezien als een betrouwbare partner en kon hij de waarde van een ‘Order block’ aantonen. Uiteindelijk kon hij change management succesvol doorvoeren in Frankrijk. “In Frankrijk was het de algemene regel om geen enkele klant te blokkeren” legt Filip uit. Tot zijn grote frustratie zorgde dit voor een hoge achterstand in betalingen en lage responsiviteit van de klanten. “Het is belangrijk dat de organisatie overtuigd is van het feit dat we dezelfde objectieven hebben, maar overgoten met een andere saus” aldus Filip.

“Waar vroeger een zekere terughoudendheid heerste bij de business leaders, verlopen de meetings nu organisch en zijn interne stakeholders zelfs vragende partij naar de maandelijkse KPI rapporten.” Digitale tools komen hierbij goed van pas. Naast maandelijkse rapportering, kan je hiermee ook inzoomen op bepaalde regio’s en data beter afstellen specifieke noden van stakeholders.

Nauw contact met klanten biedt (nieuwe) kansen

Filip pleit voor regelmatig contact met klanten. “Ahja, want als de relatie goed zit, zal de samenwerking automatisch verbeteren. En dat is een puur menselijk gegeven” zegt Filip lachend. Je klanten dichtbij houden is daarom een eenvoudige trick dat niet mag onderbreken in je credit management aanpak. Ruimte maken om te luisteren, jezelf in de schoenen stellen van klanten en begrijpen wat maakt dat klanten moeite hebben met betalen.

“Zo heb ik een klant dat ik regelmatig sprak tijdens een videocall, factoring geadviseerd” vertelt Filip. “Het was een groeiende KMO die hoge volumes aan omzet genereerde met een forse impact op hun financiële draagkracht. Ze hadden onvoldoende cash en kwamen telkens opnieuw in de problemen met betalingen.” Ondanks de initiële twijfels van deze klant, bleek factoring uiteindelijk een goede oplossing te zijn met veel positieve gevolgen. Filip was er evenzeer bij gebaat. Sindsdien werd elke factuur tijdig betaald. “Zo’n adviserende rol kan credit managers echt een toegevoegde waarde geven” duidt Filip.

De rol van een makelaar in kredietverzekering is onmiskenbaar groot

Het uitbouwen van de business, ging gepaard met hogere volumes, grotere exposure en meer kredietrisico. Om zich in te dekken sloot Avanos Medical een kredietverzekering af. Ter ondersteuning schakelden ze de hulp van een makelaar in. Intussen blikt Filip terug op een samenwerking van 12 jaar en beschrijft hij de ervaring als uiterst positief. Hierbij onderstreept hij de belangrijkheid van samen aan het fornuis te staan, met de klemtoon op samen.

Een makelaar heeft de juiste connecties om ondersteuning te bieden bij een gewenste verhoging of verlaging van een kredietlimiet. Het is de brug tussen de verzekeraar en de klant en helpt mee om het risico zo goed mogelijk in te schatten. Maar als credit manager kan je de relatie ook zelf voeden. “De manier die wij toepasten was zeer effectief, waarbij de vraag “Hoe zou de analist met deze case omgaan?” altijd mijn startpunt was” zegt Filip. “Ik bracht zelf een kredietanalyse aan, deed er een DNB rapport bij, deelde onze betalingservaringen, de groei en gaf inzage in de interne keuken vanuit onze leveranciersrol.” Wederzijds vertrouwen en transparantie communicatie was de basis van een sterke samenwerking.

Recepten uitwisselen met andere credit managers verruimt je blik

Binnen het thema verbondenheid, is het connecteren met peers ook zeer verrijkend. Filip nam in het verleden meermaals deel aan Credit Management Connect events. “Ik heb deze events altijd aanbevolen en dat doe ik nog steeds. Als je nood hebt aan een andere visie, je afvraagt hoe je je credit management moet aanpakken en wat daarbij belangrijke spelers of belangrijke tools zijn, als je informatie wilt over kredietverzekering, etc. dan moet je daar zijn” geeft Filip aan. “Ik leerde er mensen kennen waar ik nu nog altijd contact mee heb.”

Kortom, verbondenheid is niet alleen een strategie voor succesvol credit management, maar ook een fundamentele waarde. Het draait allemaal om het begrijpen, respecteren en versterken van de menselijke banden die ons verbinden. En het is die verbondenheid die ons in staat stelt om impact te hebben en te excelleren als credit manager.